Desk Sharing

Bei der Raumkostenoptimierung beobachten die Unternehmen immer wieder, dass die Büroräume nur zum Teil besetzt sind. Hauptgrund ist, dass gewisse Arbeiten wie Aussendienst, Beratung, IT-Administration und Training zu bestimmten Zeiten keinen Arbeitsplatz erfordern, weil diese Tätigkeiten anderswo (in Besprechungsräumen, bei Kollegen, in Seminarräumen usw. stattfinden. Die im deutschsprachigen Arbeitsgebiet festgestellte durchschnittliche Arbeitsplatz-Belegungszeit von lediglich 70 % ist oft der Auslöser für die Einführung des Desksharing:

Begriff

• Desk Sharing (auch: Shared Desk oder Flexible Office) =   Arbeitsplatz-Organisationsform, bei der innerhalb der Organisationseinheit, d.h. dem Unternehmen oder Abteilung, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden sind und jeder Mitarbeiter den Arbeitsplatz täglich frei wählen

Abgrenzungen

Desk Sharing (Shared Desk)

= Organisationsform innerhalb des Unternehmens

Office Sharing (Shared Office)

• = Organisationsform, in welcher verschiedene Unternehmen die Büroräume und deren Infrastruktur gemeinsam nutzen
• Büro-Outsourcing-Shared-Office

Inkubator Accelerator

• = Basic für Start-ups und Jungunternehmen, die v.a. von Venture Capital-Unternehmen betrieben werden, um Technologie-Start-ups zu schulen und für externe Investoren fit zu machen
• Gründerzentrum

Science-Technopark

• = Basic für Transfer zwischen innovativer Technologie und Wirtschaft, mit flexiblem Raumangebot und moderner Infrastruktur, verbunden mit fakultativem Beratungs- Coaching-Angebot, ähnlich Inkubatoren oder Accelerators
• Gründerzentren

Elemente

Clean desk Policy

• Antritt und Verlassen des Arbeitsplatzes erfordern ein tägliches Aufbauen und Abräumen
• Bei Arbeitsende muss der Arbeitsplatz stets aufgeräumt sein, ganz nach dem Prinzip von „Celan-Desk-Policy“

Arbeitsortswahl

• Kein persönlicher Arbeitsplatz mehr
  • Wegfall eines individuell zugeteilten Arbeitsplatzes
• Buchung des Arbeitsplatzes
  • Hotelling > Der Arbeitnehmer hat beim sog. Floormanager (auch „Etagenmanager „) den Arbeitsplatz eigens zu „buchen“

Produktivität

• Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitsorganisation und Organisation IAO hat ergeben, dass Desk Sharing verbunden mit einer Büroformenmischung die höchste Produktivität aufweise
• Es wird vermutet, dass der Mitarbeiter durch die immer neue Auswahl des Arbeitsplatzes jene finde der zu seiner Arbeit passe

Sinnhaftigkeit

Allgemein

• Nutzen bei Flächeneinsparung und reduzierten Mietkosten, Investitionskosten und Folgekosten

Branchen

• IT-Unternehmen
• Versicherungsunternehmen
• Beratungsunternehmen

Vorteile

für den Arbeitgeber

• Einsparungen
  • Raumkosten
  • Infrastrukturkosten
  • Reinigungskosten
  • Energiekosten
• Bessere betriebsinterne Kommunikation

für den Arbeitnehmer

• Flexibilität
• Arbeitsplatz nach Bedarf
• Arbeitsplatzsicherung

Nachteile

für den Arbeitgeber

• keine fixen Strukturen
• keine Routine
• Mitarbeitersuche (da nicht immer am gleichen Arbeitsplatz)
  • Kunden, Besucher anderer Unternehmensabteilungen habe keine feste Anlaufstelle bzw. finden ihren Ansprechpartner nicht ohne Zusatzhilfe
• Grossraumbüro-Folgen
• Keine Vertraulichkeit
• Telefonieren mit Hintergrundlärm

für den Arbeitnehmer

• Stress (bei ungenügenden Organisationsregeln)
• Konzentrationsprobleme
• Geringere soziale Einbindung
• Mitarbeiter kann seine persönlichen Gegenstände nicht an den Arbeitsplatz nehmen (Familienfotos etc.)
• Arbeitsmittel und Hilfsmaterial (müssen immer mitgetragen und weggeräumt werden)