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Desk Sharing

Bei der Raumkostenoptimierung beobachten die Unternehmen immer wieder, dass die Büroräume nur zum Teil besetzt sind. Hauptgrund ist, dass gewisse Arbeiten wie Aussendienst, Beratung, IT-Administration und Training zu bestimmten Zeiten keinen Arbeitsplatz erfordern, weil diese Tätigkeiten anderswo (in Besprechungsräumen, bei Kollegen, in Seminarräumen usw. stattfinden. Die im deutschsprachigen Arbeitsgebiet festgestellte durchschnittliche Arbeitsplatz-Belegungszeit von lediglich 70 % ist oft der Auslöser für die Einführung des Desksharing:

Begriff

  • Desk Sharing (auch: Shared Desk oder Flexible Office) =   Arbeitsplatz-Organisationsform, bei der innerhalb der Organisationseinheit, d.h. dem Unternehmen oder Abteilung, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden sind und jeder Mitarbeiter den Arbeitsplatz täglich frei wählen

Abgrenzungen

Desk Sharing (Shared Desk)

= Organisationsform innerhalb des Unternehmens

Office Sharing (Shared Office)

  • = Organisationsform, in welcher verschiedene Unternehmen die Büroräume und deren Infrastruktur gemeinsam nutzen
  • Büro-Outsourcing-Shared-Office

Inkubator Accelerator

  • = Basic für Start-ups und Jungunternehmen, die v.a. von Venture Capital-Unternehmen betrieben werden, um Technologie-Start-ups zu schulen und für externe Investoren fit zu machen
  • Gründerzentrum

Science-Technopark

  • = Basic für Transfer zwischen innovativer Technologie und Wirtschaft, mit flexiblem Raumangebot und moderner Infrastruktur, verbunden mit fakultativem Beratungs- Coaching-Angebot, ähnlich Inkubatoren oder Accelerators
  • Gründerzentren

Elemente

Clean desk Policy

  • Antritt und Verlassen des Arbeitsplatzes erfordern ein tägliches Aufbauen und Abräumen
  • Bei Arbeitsende muss der Arbeitsplatz stets aufgeräumt sein, ganz nach dem Prinzip von „Celan-Desk-Policy“

Arbeitsortswahl

  • Kein persönlicher Arbeitsplatz mehr
    • Wegfall eines individuell zugeteilten Arbeitsplatzes
  • Buchung des Arbeitsplatzes
    • Hotelling > Der Arbeitnehmer hat beim sog. Floormanager (auch „Etagenmanager „) den Arbeitsplatz eigens zu „buchen“

Produktivität

  • Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitsorganisation und Organisation IAO hat ergeben, dass Desk Sharing verbunden mit einer Büroformenmischung die höchste Produktivität aufweise
  • Es wird vermutet, dass der Mitarbeiter durch die immer neue Auswahl des Arbeitsplatzes jene finde der zu seiner Arbeit passe

Sinnhaftigkeit

Allgemein

  • Nutzen bei Flächeneinsparung und reduzierten Mietkosten, Investitionskosten und Folgekosten

Branchen

  • IT-Unternehmen
  • Versicherungsunternehmen
  • Beratungsunternehmen

Vorteile

für den Arbeitgeber

  • Einsparungen
    • Raumkosten
    • Infrastrukturkosten
    • Reinigungskosten
    • Energiekosten
  • Bessere betriebsinterne Kommunikation

für den Arbeitnehmer

  • Flexibilität
  • Arbeitsplatz nach Bedarf
  • Arbeitsplatzsicherung

Nachteile

für den Arbeitgeber

  • keine fixen Strukturen
  • keine Routine
  • Mitarbeitersuche (da nicht immer am gleichen Arbeitsplatz)
    • Kunden, Besucher anderer Unternehmensabteilungen habe keine feste Anlaufstelle bzw. finden ihren Ansprechpartner nicht ohne Zusatzhilfe
  • Grossraumbüro-Folgen
  • Keine Vertraulichkeit
  • Telefonieren mit Hintergrundlärm

für den Arbeitnehmer

  • Stress (bei ungenügenden Organisationsregeln)
  • Konzentrationsprobleme
  • Geringere soziale Einbindung
  • Mitarbeiter kann seine persönlichen Gegenstände nicht an den Arbeitsplatz nehmen (Familienfotos etc.)
  • Arbeitsmittel und Hilfsmaterial (müssen immer mitgetragen und weggeräumt werden)

Weiterführende Informationen

Informationen / Studien

Literatur

  • JUNG HANS, Personalwirtschaft, 9. Auflage, Oldenbourg, München 2003

Links