Desk Sharing

Bei der Raumkostenoptimierung beobachten die Unternehmen immer wieder, dass die Büroräume nur zum Teil besetzt sind. Hauptgrund ist, dass gewisse Arbeiten wie Aussendienst, Beratung, IT-Administration und Training zu bestimmten Zeiten keinen Arbeitsplatz erfordern, weil diese Tätigkeiten anderswo (in Besprechungsräumen, bei Kollegen, in Seminarräumen usw. stattfinden. Die im deutschsprachigen Arbeitsgebiet festgestellte durchschnittliche Arbeitsplatz-Belegungszeit von lediglich 70 % ist oft der Auslöser für die Einführung des Desksharing:

Begriff

  • Desk Sharing (auch: Shared Desk oder Flexible Office) =   Arbeitsplatz-Organisationsform, bei der innerhalb der Organisationseinheit, d.h. dem Unternehmen oder Abteilung, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorhanden sind und jeder Mitarbeiter den Arbeitsplatz täglich frei wählen

Abgrenzungen

  • Desk Sharing (Shared Desk)
    • = Organisationsform innerhalb des Unternehmens
  • Office Sharing (Shared Office)
    • = Organisationsform, in welcher verschiedene Unternehmen die Büroräume und deren Infrastruktur gemeinsam nutzen
    • Büro-Outsourcing-Shared-Office
  • Inkubator Accelerator
    • = Basic für Start-ups und Jungunternehmen, die v.a. von Venture Capital-Unternehmen betrieben werden, um Technologie-Start-ups zu schulen und für externe Investoren fit zu machen
    • Gründerzentrum
  • Science-Technopark
    • = Basic für Transfer zwischen innovativer Technologie und Wirtschaft, mit flexiblem Raumangebot und moderner Infrastruktur, verbunden mit fakultativem Beratungs- Coaching-Angebot, ähnlich Inkubatoren oder Accelerators
    • Gründerzentren

Elemente

  • Clean desk Policy
    • Antritt und Verlassen des Arbeitsplatzes erfordern ein tägliches Aufbauen und Abräumen
    • Bei Arbeitsende muss der Arbeitsplatz stets aufgeräumt sein, ganz nach dem Prinzip von „Celan-Desk-Policy“
  • Arbeitsortswahl
    • Kein persönlicher Arbeitsplatz mehr
      • Wegfall eines individuell zugeteilten Arbeitsplatzes
    • Buchung des Arbeitsplatzes
      • Hotelling > Der Arbeitnehmer hat beim sog. Floormanager (auch „Etagenmanager „) den Arbeitsplatz eigens zu „buchen“
    • Produktivität
      • Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitsorganisation und Organisation IAO hat ergeben, dass Desk Sharing verbunden mit einer Büroformenmischung die höchste Produktivität aufweise
      • Es wird vermutet, dass der Mitarbeiter durch die immer neue Auswahl des Arbeitsplatzes jene finde der zu seiner Arbeit passe

Sinnhaftigkeit

  • Allgemein
    • Nutzen bei Flächeneinsparung und reduzierten Mietkosten, Investitionskosten und Folgekosten
  • Branchen
    • IT-Unternehmen
    • Versicherungsunternehmen
    • Beratungsunternehmen

Vorteile

  • für den Arbeitgeber
    • Einsparungen
      • Raumkosten
      • Infrastrukturkosten
      • Reinigungskosten
      • Energiekosten
    • Bessere betriebsinterne Kommunikation
  • für den Arbeitnehmer
    • Flexibilität
    • Arbeitsplatz nach Bedarf
    • Arbeitsplatzsicherung

Nachteile

  • für den Arbeitgeber
    • keine fixen Strukturen
    • keine Routine
    • Mitarbeitersuche (da nicht immer am gleichen Arbeitsplatz)
      • Kunden, Besucher anderer Unternehmensabteilungen habe keine feste Anlaufstelle bzw. finden ihren Ansprechpartner nicht ohne Zusatzhilfe
    • Grossraumbüro-Folgen
      • Keine Vertraulichkeit
      • Telefonieren mit Hintergrundlärm
  • für den Arbeitnehmer
    • Stress (bei ungenügenden Organisationsregeln)
    • Konzentrationsprobleme
    • Geringere soziale Einbindung
    • Mitarbeiter kann seine persönlichen Gegenstände nicht an den Arbeitsplatz nehmen (Familienfotos etc.)
    • Arbeitsmittel und Hilfsmaterial (müssen immer mitgetragen und weggeräumt werden)

 

Weiterführende Informationen

·       Informationen / Studien

o   Fraunhofer-IAO Strukturstudie BWShare (Kurzfassung)

§  http://www.iao.fraunhofer.de/images/iao-news/strukturstudie-bw-share-kurz.pdf

o   Fraunhofer-IAO Strukturstudie BWShare

§  http://www.iao.fraunhofer.de/images/iao-news/strukturstudie-bw-share.pdf

·       Literatur

o   JUNG HANS, Personalwirtschaft, 9. Auflage, Oldenbourg, München 2003

·       Links

o   https://arbeits-abc.de/desk-sharing/

o   http://www.buerowissen.ch/Formen-der-Buroarbeit/Desk-Sharing/

o   http://www.20min.ch/finance/news/story/25040255

o   http://www.tagesanzeiger.ch/wirtschaft/unternehmen-und-konjunktur/Zusammenruecken-im-Buero/story/26403796?track

o   https://nzzas.nzz.ch/wirtschaft/desk-sharing-setzt-sich-durch-das-eigene-pult-verschwindet-ld.154791?reduced=true

o   SCHMID THOMAS / HERETH THOMAS, Desksharing – Mehrwert für das Team

§  https://www.hrtoday.ch/de/article/-desksharing-%E2%80%93-mehrwert-fuer-das-team

o   BÜRGI MARC, Vier Trends zeigen, wie Firmen ihre Büros aufmöbeln

§  http://www.handelszeitung.ch/konjunktur/schweiz/vier-trends-zeigen-wie-firmen-ihre-bueros-aufmoebeln-1318777